20 tips om uw werkplek beter te organiseren

Als je al de tijd zou optellen dat je nodig had om het nodige dossier te vinden op uw bureau, dan zal je verschieten van de hoeveelheid tijd die je verloren hebt. Er zijn een paar stappen die je kan ondernemen om tijd te winnen. Hier zijn 20 tips om uw werkplek beter te organiseren.

  1. Maak je werkplek leeg. Werp alles weg dat je de laatste maand niet hebt aangeraakt (natuurlijk moet je geen belangrijk dossier zomaar in je vuilbak werpen). Maar begin met knick-knacks, boeken, decoratie,…. Is het toch waardevol? Geef het dan aan een collega!
  2. Plaats alles op een logische plek, alles wat niet op zijn plaats ligt zet je terug.
  3. Creëer mini werkplekken. Probeer alles op een logische plaats te leggen, zodat je er snel aan kan indien nodig.
  4. Label bepaalde zaken. Zo weet je waar alles ligt, of dan kunnen je collega’s het nemen zonder jou eerst te moeten aanspreken, om te vragen waar het ligt.
  5. Plaats zoveel mogelijk binnen handbereik, maar dan vooral datgene dat je vaak gebruikt.
  6. Bewaar bepaalde zaken digitaal. Het is voor sommige mensen zeer moeilijk om papieren zaken te laten digitaliseren maar het zal ervoor zorg dat je werkplaats veel overzichtelijker is. Vergeet natuurlijk niet vaak genoeg een back-up te maken.
  7. Maak een folder aan voor vergaderingen en dringende zaken. In deze folder plaats je zaken die je in de nabije toekomst moet afhandelen of delegeren.
  8. Maak een folder aan voor “wacht op antwoord”. Voor deze zaken heb je hulp of interactie nodig van iemand anders, maar hiervoor moet je nog even wachten. Dus deze zaken zijn ook voor de nabije toekomst maar minder belangrijk dan de folder hierboven.
  9. Maak je werkplaats proper van stof en vuil, en plaats enkel de items die je bijna dagelijks gebruikt.
  10. Organiseer je werkplek met bakjes voor kleine voorwerpen.
  11. Organiseer de laden in je ladenblok, leg hier zoals balpennen, sticky notes, veiligheidsspelden,…
  12. Als het voor u gemakkelijker is maak dan verschillende mappen aan voor verschillende klanten en collega’s.
  13. Vermijd stapels papieren, wanneer een taak volbracht is, klasseer dan het papier of werp het in de papierbak. Maar laat het in geen geval liggen !
  14. Sorteer je inkomende berichten. Te vaak maken we een grote stapel enveloppen en openen we ze pas op het einde van de week.
  15. Markeer documenten met hun einddatum. Niet alles moet oneindig lang op je bureau blijven liggen.
  16. Archiveer bepaalde bestanden die je nodig hebt. Bestanden waarvan je een kopie nodig hebt, maar die je fysiek niet snel nodig hebt, plaats je in een doos bijvoorbeeld.
  17. Bewaar magazines die je echt leest, desnoods gebruik je een binder om ze in een map op te bergen. Maar laat ze in geen geval op je bureau liggen
  18. Archiveer voltooide projecten.
  19. Maak je bureau op het einde van elke dag proper, zo begin je de volgende dag aan een propere bureau.
  20. Zorg ervoor dat je elke week een beetje tijd vrij maakt om je dossiers weer af te handelen. Op die manier blijft het papier niet onnodig maanden op je bureau liggen

Natuurlijk moet je niet alles tips volgen in één keer. Probeer dit systematisch te doen, zodat het echt een gewoonte kan worden. Voor je het weet heb je alle 20 tips goed onder knie !!

De Voor en Na foto’s mag je altijd doorsturen naar info@oka.be

desk-ba

 

Eén gedachte over “20 tips om uw werkplek beter te organiseren

  • 22 februari 2017 om 11:54
    Permalink

    Leuke lijst! Punt drie vond ikzelf een hele nuttige. Linkerkant van me bureau voor lopende zaken en de rechterkant voor voltooide zaken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *